Ang imbentaryo ng mga dokumento ay isang sangguniang libro na nagsisiwalat ng komposisyon at nilalaman ng mga dokumento, systematize at isinasaalang-alang ang mga ito sa loob ng buong hanay ng mga dokumento. Ang pagtitipon ng mga imbentaryo ay isang mahalagang yugto sa pagproseso at pag-order ng mga dokumento, na ang layunin ay hindi lamang ang kaligtasan ng mga dokumento, kundi pati na rin ang kanilang malinaw na pagpapatupad.
Panuto
Hakbang 1
Gawin ang pagpaparehistro ng listahan ng mga dokumento sa headhead ng samahan (kung mayroon man). Hindi ito kinakailangan, ngunit isang kanais-nais na kinakailangan para sa mga naturang dokumento. Sa anumang kaso, dapat ipahiwatig ang pangalan ng samahan.
Hakbang 2
Isulat ang pamagat, na dapat maglaman ng impormasyon na tumutukoy sa pagmamay-ari ng mga dokumento na kasama sa imbentaryo. Halimbawa, "Inventory ng mga dokumento sa kasong kriminal", "Imbentaryo ng mga dokumento na magagamit sa file ng pagpapatunay", "Imbentaryo ng mga dokumento para sa isang visa sa Denmark", atbp. Kung ang samahan ay nagtitipon ng mga imbentaryo sa isang regular na batayan, isulat ang serial number ng imbentaryo.
Hakbang 3
Lumikha ng isang talahanayan na binubuo ng mga sumusunod na seksyon: "Hindi. Ng p / p", "Pangalan ng dokumento", "Bilang ng mga sheet sa dokumento". Mangyaring punan ang lahat ng nakalistang mga patlang. Magdagdag ng mga haligi ng paghahanap sa talahanayan kung kinakailangan. Halimbawa, Mga Pahina _ hanggang _, Mga Numero ng Pahina, Halaga, Tandaan, at iba pa.
Hakbang 4
Sa ilalim ng talahanayan, isulat kung gaano karaming mga sheet, dokumento o kopya ang isinasama mo sa imbentaryo. Sumulat sa mga numero at salita: 3 (tatlo), 25 (dalawampu't limang).
Hakbang 5
Kumpletuhin ang pagtitipon ng imbentaryo na may mga lagda ng mga pinuno ng samahan, isang paraan o iba pa na responsable para sa pagpapatupad ng imbentaryo na ito (inspektor ng departamento ng tauhan, pinuno ng produksyon, atbp.). Isulat ang buong pangalan ng posisyon ng manager at isang transcript ng kanyang apelyido, unang pangalan at patronymic. Kung kinakailangan, isama ang iyong buong pangalan sa dokumento. at ang lagda ng taong nag-abot at tumanggap ng mga dokumento.
Hakbang 6
Ipahiwatig din ang petsa ng dokumento. Maaari itong matagpuan parehong sa dulo at sa simula ng imbentaryo, kapwa sa kaliwa at sa kanan ng dokumento. Ang selyo ng samahan ay hindi inilalagay sa imbentaryo.
Hakbang 7
Ang listahan ng mga dokumento ay iginuhit sa dalawang kopya: ang isa ay nananatili sa samahan, ang isa ay ipinakita sa lugar ng kahilingan.
