Ang ilang mga lugar ng aktibidad ay nangangailangan ng systematization ng mga kalakal, produkto at dokumento. Maaaring magamit ang file ng card hindi lamang sa paggawa. Halimbawa, magiging kapaki-pakinabang ito sa isang tao na nangongolekta ng mga selyo o mga barya, o isang florist. Sa pangkalahatan, saanman kailangan mong mabilis na makahanap ng tama sa gitna ng isang malaking hanay ng ilang mga bagay.
Panuto
Hakbang 1
Ang impormasyon na nilalaman sa file ay dapat na madaling ma-access, hindi alintana ang laki ng imbakan ng data. Samakatuwid, putulin ang buong dami sa mga bloke, halimbawa, ayon sa alpabeto o ayon sa petsa. Tutulungan ka nitong mahanap ang impormasyong kailangan mo (kard) sa maikling panahon.
Hakbang 2
Lahat ng mga entry sa file ay dapat na malinis. Halimbawa, kung ang mga pangalan ay nakasulat sa pamamagitan ng kamay, dapat silang maunawaan, nang walang mga blotter, sapagkat pahihirapan itong hanapin ang impormasyong kailangan mo.
Hakbang 3
Ang file ay dapat na naka-imbak sa isang itinalagang lugar, halimbawa, sa isang rak. Dapat na tumugma ang mga kahon sa laki ng mga kard. Siguraduhing gumawa ng isang imbentaryo ng nilalaman, kaya't hindi mo kailangang patuloy na i-flip ang hindi kinakailangang data. Habang napunan ang data, ipasok ang impormasyon sa imbentaryo.
Hakbang 4
Ang mga palatandaan sa paghahanap na nakapaloob sa mga elemento ng index ng card (mga card, file, atbp.) Ay dapat na mahigpit na sistematado. Halimbawa, kung ito ay isang index ng card para sa mga bulaklak, ang mga palatandaan ng paghahanap ("mga key") sa lahat ng mga elemento ay dapat ipakita sa parehong paraan. Upang magawa ito, lumikha ng isang "kalansay" ng elemento ng paghahanap.
Hakbang 5
Sabihin nating nais mong gumuhit ng isang index ng card ng iyong mga bulaklak. Lahat sila ay may magkakaibang katangian, ngunit binubuo ang mga ito ng isang bilang ng magkaparehong elemento: inflorescence, stem, leaf, root, atbp. Alinsunod dito, ang lahat ng mga elementong ito ay dapat na nakapaloob sa "balangkas". Halimbawa, ang pangalan ay "Sunflower", ang hugis ng inflorescence ay "Round", ang kulay ay "Dilaw", atbp.
Hakbang 6
Ang anumang koleksyon ng data ay dapat na sinamahan ng isang "Listahan ng Mga Pamantayan sa Paghahanap". Sa isang archive na binubuo ng mga ordinaryong card, maaari itong maging isang dokumento sa teksto; para sa isang form na virtual archive - isang listahan ng drop-down na kung saan pipiliin ng gumagamit ang karatulang kailangan niya. Kung pinapanatili mo ang isang elektronikong gabinong nag-file, siguraduhing lumikha ng isang naaalis na disk, dahil ang hard disk ay maaaring masunog anumang oras.
